Ein wichtiger Bestandteil auf dem Weg zur digitalen Kanzlei ist das konsequente Scannen der Eingangspost
Eine weitere Herausforderung ist der E-Workflow mit beA, welcher ein bestimmtes Dateiformat voraussetzt. Viele Gerichte verlangen mittlerweile auch, dass die Schriften in eingereichten durchsuchbaren PDF/A Dateien vollständig eingebettet sind. Viele Lösungen bieten dies jedoch nicht an, so dass es immer wieder zu Reklamationen seitens der Gerichte kommt.
Mühsam müssen zum Teil die Dokumente aufbereitet werden. Mit LexScan 2.5 gehört das der Vergangenheit an. Bereits beim Scannen werden die Dokumente im benötigten Dateiformat an RA-MICRO übermittelt. Bereits bestehende Dateien in der E-Akte, welche die Anforderungen noch nicht erfüllen, werden vor dem Absenden an beA von LexScan 2.5 aufbereitet und automatisch zum Versand zur Verfügung gestellt. Weitere Unterstützung liefert LexScan 2.5 in der Umwandlung von Dateien oder Scans ins Word-Format, was in sehr guter Qualität erfolgt. Des Weiteren können vom Mandanten mitgebrachten Dateien gleich ins richtige Format via Drag and Drop umgewandelt werden.
Ein wichtiger Bestandteil auf dem Weg zur digitalen Kanzlei ist das konsequente Scannen der Eingangspost, damit sämtliche relevanten eingehenden Dokumente digital aufbereitet und anschließend in die E-Akte von RA-MICRO gespeichert werden können.
Einige Dinge sind zu beachten:
- Stapelscan ist wesentlich effizienter als Einzelscan
- Gescannte Dateien müssen volltextdurchsuchbar sein
- Komprimierte PDF/A-Dateien (Postfachbeschränkung des beA)
- Eingebettete Schriften im PDF
- Automatische Leerseitenentfernung
- Automatische Dokumentenaufbereitung (Geraderücken, Fleckentfernung, Entfernung Stanzlöcher)
- Auswahl eines geeigneten Scanners