RA-MICRO Kanzleisoftware und ERVV

…Das führt zur Unzulässigkeit der Revision. Sind die formellen Anforderungen nicht eingehalten, führt dies zur Unzulässigkeit des Rechtsmittels (BAG 12. März 2020 – 6 AZM 1/20 – Rn. 1). Alle elektronisch übermittelten Dokumente – und damit auch die Revisionsbegründung, § 551 Abs. 2 Satz 1 ZPO – sind bei fehlender Durchsuchbarkeit nicht geeignet, die Formanforderungen zu erfüllen (BAG 12. März 2020 – 6 AZM 1/20 – Rn. 2).

Was ist jedoch mit den keineswegs sehr seltenen „Ausnahmefällen“, dass mit Word gespeicherte PDF-Dateien nicht voll durchsuchbar sind? Wie kann man feststellen, ob ein gespeichertes PDF-Dokument ein Regelfall oder ein schadensgeneigter Ausnahmefall ist? Enthält z. B. das Dokument Grafiken mit Schriftzeichen, z. B. einen Grafik-Briefkopf, Screenshots, Fotos mit Texten, ist es beim Speichern aus Word jedenfalls nicht vollständig durchsuchbar. RA-MICRO hatte zunächst für eigene Schriftsätze im beA Postausgang nie die Überarbeitung mit OCR gestartet. Aber Gerichte beanstandeten die Nicht-Durchsuchbarkeit von enthaltenen Grafiken, selbst von Briefköpfen. Daraufhin wurde im Sommer 2020 die OCR-Bearbeitung eigener Schriftsätze eingeführt, die Grafiken enthalten. Diese führte in einer Vielzahl von Kanzleien zu erheblichen Veränderungen des Schriftbildes, teilweise erzeugte OCR-Software wie Omnipage für die erste Schriftsatzseite nur eine leere Seite, so dass um das – weil örtlich (noch?) nicht beanstandet abzustellen wiederum ein Parameter eingeführt wurde, um einwandfrei aussehende,
aber zur ERVV beanstandbare Dokumente zu versenden. Viele Kanzleien haben zwischenzeitlich ihre Briefköpfe durch Entfernen von Grafiken verändert, um die Veränderung durch OCR im Schriftbild der eigenen Dokumente zu vermeiden.

Die Bearbeitung nicht voll durchsuchbarer PDF-Dateien mit einer OCR-Software erreicht keine 100%ig vollständige, garantierte Erkennbarkeit. Im Gegenteil, man kann davon ausgehen, dass ein gespeichertes Word-Dokument z. B. mit einem grafischen Briefkopf nach der OCR-Behandlung der gespeicherten PDF-Grafik eher schlechter durchsuchbar sein wird als vorher. In jedem Fall werden zumeist die zuvor durch Word eingebetteten Schriftarten nach einer OCR-Erkennung, z. B. mit Omnipage, nicht mehr eingebettet sein. Eine bestmögliche Herstellung der Durchsuchbarkeit von Grafiken bedarf oft einer manuellen Nachbearbeitung mit OCR-Software (s.u.).

Anderer Ansicht zur Formunwirksamkeit wg. fehlender Durchbarkeit ist das OLG Koblenz im Beschluss vom 23.11.20:

Soweit § 2 Abs. 1 Satz 1 ERVV bestimmt, dass elektronische Dokumente in durchsuchbarer Form zu übermitteln sind, handelt es sich um eine Ordnungsvorschrift, deren Verletzung nicht zur Unwirksamkeit des Eingangs führt (entgegen: BAG, Beschluss vom 12.03.2020, 6 AZM 1/20 = NZA 2020, 607, 608 Rn. 7; BAG, Urteil vom 03.06.2020, 3 AZR 730/19, juris Rn. 28f.)

Die weitere problematische Anforderung der ERVV ist die Einbettung (d. h. die Mitlieferung im PDF-Dokument) aller im PDF-Dokument angezeigten Originalschriften. Die strenge gerichtliche Auffassung verlangt zwingend die Einbettung der Originalschriften im PDF-Dokument für die Formwirksamkeit, das OLG Koblenz im Beschluss vom 9.11.20 verneint dagegen in dem Fall fehlender Einbettung die Formunwirksamkeit.

Entspricht ein bestimmender Schriftsatz mangels Einbettung sämtlicher verwendeter Schriftarten nicht den Vorgaben in Nr. 1 ERVB 2019 führt dies unabhängig von § 130a Abs. 6 ZPO jedenfalls dann nicht zur Formunwirksamkeit, wenn dieser Schriftsatz im Übrigen den formellen Vorgaben des § 130a Abs. 2 ZPO i. V. m. der ERVV entspricht und auf einem nach § 130a Abs. 3 ZPO zugelassenen Weg ordnungsgemäß übermittelt wurde (entgegen: LAG Hessen, Beschluss vom 07.09.2020, 18 Sa 485/20;
ArbG Lübeck, Urteil vom 09.06.2020, 3 Ca 2203/19).

Das Problem liegt darin, dass sowohl Word als auch OCR-Software wie Omnipage beim Speichern von PDF-Dokumenten nur teilweise oder gar nicht die Originalschriften in das PDF-Dokument einbetten, weil dies fallweise technisch oder urheberrechtlich nicht möglich ist. RA-MICRO bettet im beA Postausgang fehlende Schriften ein, soweit dies auf dem PC, auf dem das Programm Postausgang läuft, möglich ist. Bislang wurden nur wenige Beanstandungen zu fehlenden Schriften bekannt, insb. nur von der Arbeitsgerichtsbarkeit. Wenn keine Beanstandungen des Empfängergerichts zur Schriften-Einbettung zu erwarten sind, kann unverändert verfahren und versandt werden.

Wenn aber eine gerichtliche Beanstandung zur ERVV-Konformität vorliegt, muss der Anwender das Dokument händisch bearbeiten, um die vollständige Einbettung der Schriften im PDF zu erreichen, entweder durch Entfernung der Teile des Schriftsatzes mit diesen Schriften, oder Veränderung der Schriften im Schriftsatz. Oft liegt das Problem in Briefkopfschriften, dann wäre der Briefkopf hinsichtlich der Schriften entsprechend zu verändern. Hinweise zur Einbettung von Schriften: Schriften sind teilweise urheberrechtlich geschützt und können vielfach nicht einfach so eingebettet werden. s. dazu auch https://helpx.adobe.com/de/acrobat/using/pdf-fonts.html. Die Seite www.fonts.com bietet z.B. 130.000 Schriften zum Preis in der Größenordnung von je 40 Euro zum Download und zur lokalen Installation auf einem PC an. Das nachfolgende Beispiel zeigt die Dokumenteneigenschaften eines mit Word als PDF-Datei gespeicherten Kostenfestsetzungsantrages, der vom Gericht mangels Schrifteneinbettung zurückgewiesen wurde. Die ERVV-Voraussetzung der Schriften-Einbettung kann man leicht prüfen, wenn man das PDF-Dokument im Adobe Acrobat Reader DC öffnet und nach Rechtsklick auf das Dokument im Kontextmenü Dokumenteneigenschaften und dann Schriften wählt. Hinter jeder Schrift muss für die ERVV-Konformität eingebettet stehen, drei Schriften konnte Word beim Speichern im PDF-Format in diesem Beispielsdokument nicht einbetten:

Um einen Einbettungs-Mangel im PDF-Dokument zu beheben, gibt es folgende Möglichkeiten:

a) Man installiert auf dem PC, auf dem der beA Postausgang läuft, die fehlenden Schriften, um nach einer OCR-Bearbeitung die durch diese entfernten Schriften im Dokument durch RA MICRO einbetten zu lassen.

b) Wenn es sich darum handelt, dass bereits beim Speichern des PDF Dokumentes in Word Schriften fehlen:
Man installiert auf dem PC-Arbeitsplatz das Programm Adobe Acrobat DC, die mit ca. 13 Euro monatlich kostenpflichtige Variante des allgemein genutzten Adobe Acrobat Readers. Dann besteht im Word-Menü „Datei“ die zusätzliche Möglichkeit, ein Dokument als Adobe PDF zu speichern.

Dann sind in diesem Beispielfall alle Schriften eingebettet und das Dokument ist insoweit ERVV-konform.

Der Unterschied dürfte an den unterschiedlichen Schriften-Lizenzrechten liegen. Adobe hat die Lizenzen zu diesen Schriften, Microsoft vermutlich nicht. Allerdings auch nicht immer bettet Adobe alle Schriften ein, zumeist jedoch öfter als Word, sodass sich dieser Weg des Abonnements der Adobe Acrobat DC Version primär empfiehlt. Allerdings müssen diese Schriften alle dann auch auf dem PC des Postausganges installiert sein, wenn dieses Dokument wegen darin enthaltener Grafiken OCR durchsuchbar gemacht werden muss, d.h. damit die Schriften Einbettung entfernt wird und wieder von RA-MICRO hergestellt werden wird, soweit das möglich ist.

c) Alternative ist der Erwerb der fehlenden Schriften bzw. Schriftenrechte im Internet, z. B. von www.fonts.com oder von fonts.adobe.com, Installation auf dem speichernden PC und erneutes Speichern des PDF-Dokumentes.

d) Wenn Grafiken durchsuchbar gemacht werden, wird durch die OCR-Software eine einheitliche Schrift eingebettet, weil es unmöglich ist, die der Grafik zugrundeliegenden Originalschriften zu ermitteln und einzubetten. Es ist davon auszugehen, dass diese dem Stand der Technik entspreche Verfahrensweise nicht gerichtlich beanstandbar ist.

Bisher haben sich uns bekannt gewordene ERVV-Beanstandungen nur auf die eigenen anwaltlichen Schriftsätze bezogen, nicht aber auf deren Anlagen. Es ist unklar, inwieweit die Anlagen auch 100%ig durchsuchbar und alle Schriftarten eingebettet sein müssen – nach dem Wortlaut der ERVV werden diese jedenfalls nicht exkludiert. Dies würde einen praktisch nicht zu leistenden Aufwand bedeuten, weil die in den fremden Dokumenten verwendeten Schriftarten dann wiederum in der sendenden Kanzlei installiert sein müssten, was faktisch unmöglich ist. Daher kann das Gebot der Schriften-Einbettung bei sinnentsprechender ERVV Auslegung u.E. nur für die eigenen Schriftstücke und nicht für fremde Schriftstücke gelten.

Folgerungen / Ergebnis:

Unklar ist, ob „soweit technisch möglich“ bedeutet, dass man vom Anwalt nur die (technische) automatisierte Behandlung der PDF-Dokumente mit marktgängigen OCR-Produkten wie Word, Omnipage und Adobe verlangen kann, wie diese in RA-MICRO bislang realisiert ist, oder ob eine händische Kontrolle und Nachbearbeitung zur Herstellung einer 100%igen Durchsuchbarkeit erforderlich ist, (wie das oben das Arbeitsgericht erfordert). Unklar ist weiter, ob es so bleibt, dass die Gerichte derzeit keine Kontrolle bzw. Beanstandungen der Anlagen auf ERVV-Konformität vornehmen.

Um gerichtlichen Beanstandungen/Zurückweisungen zur ERVV derzeit sicher nachzukommen oder zuvorzukommen, bleibt in der Praxis nichts als eine einzelne händische Bearbeitung der im Postausgang befindlichen PDF-Dokumente. Eine gute Wahl ist dafür das Programm Adobe Acrobat DC, die kostenpflichtige Version des verbreiteten Adobe Acrobat Readers, ca. 13 Euro monatlich (das vorzuhalten ist ohnehin sinnvoll, weil man damit einfach und hochqualitativ PDF-Dokumente in Word-Dokumente konvertieren kann). In diesem Video https://youtu.be/UNEmCKJv7Xg wird gezeigt, wie man mit Adobe Acrobat DC ein PDF-OCR erkennt und händisch die vom Programm sogenannten „Problemstellen“ zur Erkennung überprüft und korrigiert. Dann hat man alles getan, was man zumutbar tun kann, um eine maximal mögliche Durchsuchbarkeit zu bewirken. Aber eine 100%ige Sicherheit, dass das Dokument vollständig durchsuchbar ist, dass irgendein Wort oder Zeichen in dem Dokument nicht auffindbar ist, hat man immer noch nicht. Aber in der Regel dürfte ein so sorgfältig bearbeitetes Dokument als Antwort auf eine Beanstandung – sofern dann noch alle Schriften eingebettet sind – genügen, jedenfalls mindestens als Exkulpation gegenüber einem Regressanspruch.

Unsere Empfehlung zur ERVV-Konformität im beA Postausgang

1. Vermeiden Sie soweit wie möglich die Einfügung von Grafiken, insb. Briefkopfgrafiken, Screenshots, Fotos mit Textinhalten, in eigenen Schriftstücken – und damit die Auslösung der OCR-Überarbeitung/Veränderung des PDF-Dokumentes im RA-MICRO Postausgang – diese kann die ERVV Konformität beeinträchtigen und auch zuweilen das Schriftbild.

2. Nutzen Sie nur Schriftarten im Word-Schriftsatz, die Word auch in gespeicherte PDF einbetten kann.