RA-MICRO SQL Umstellung 2021

Die Empfehlung seitens RA-MICRO auf eine SQL Datenhaltung umzustellen hat sich auch 2021 nicht geändert. Gerade bei intensiver Nutzung der elektronischen Akte (E-Akte) machen sich die Vorteile der SQL Datenspeicherung bemerkbar. Daher hat RA-MICRO das Thema SQL Datenspeicherung im Anwenderrundschreiben 2021 erneut aufgegriffen und weißt Kunden mit großen E-Akte Datenbeständen auf die Vorteile einer SQL Umstellung hin, siehe https://2021.ra-micro.de/#20

RA-MICRO beschreibt die technischen Vorteile wie folgt:

• Höhere Geschwindigkeit:
  Das Kopieren der Datenbank zwischen dem Server und dem RA-MICRO Arbeitsplatz entfällt, die Auswirkungen fehlerhafter Netzwerke auf die RA-MICRO Datenbanken werden minimiert und das Netzwerk wird entlastet.
• Zugriffsschutz:
  Ein direkter Zugriff auf Dateiebene (Explorer) auf die Datenbank ist nicht mehr möglich, da der Zugriff nur über den SQL-Server Datenbankdienst erfolgt.
• Authentifizierung:
  Um auf die SQL Datenbank zugreifen zu können, muss sich der Nutzer authentifizieren.
  Der RA-MICRO Arbeitsplatz muss nicht selbst die Datenbankabfrage ausführen (das macht der Server). Das spart Rechenleistung.
• Datenverfügbarkeit:
  Mängel durch fehlerhafte Netzwerke oder fehlerhafte RA-MICRO Arbeitsplätze haben keinen oder nur geringen Einfluss. Dadurch bleibt die Datenbankkonsistenz erhalten.
• Höhere Datensicherheit

Welche Vorteile hat der Anwender in RA-MICRO:

• Erweiterung der Datenfelder Aktenkurzbezeichnung und Aktenlangbezeichnung auf 80 Zeichen
• bis zu 999 Aktenbeteiligte können pro Akte verwaltet werden
• bis zu 99 Unterakten sind pro Akte möglich
• bis zu 9 Wiedervorlagen können pro Akte hinterlegt werden
• eine unbegrenzte Anzahl von Bearbeitungsvermerken kann in der Adresshistorie gespeichert und eine Akte mehreren Aktensachbearbeitern zugeordnet werden.
• das Verwalten des Aktenregisters auf SQL-Basis ermöglicht eine sichere Datenhaltung und einen schnellen Zugriff auf den Datenbestand.

Die Module, E-Akte, Adressen, Akten, Kalender II/III, ZH II, Fibu II und Notariat profitieren von den genannte Vorteilen.

Systemvoraussetzungen / Lizenzierung:
RA-MICRO Lizenzen:
Seit der Version 7 von RA-MICRO ist die Datenspeicherung mittels SQL (SQL Schnittstelle) Standardlieferumfang der RA-MICRO Lizenzen. Eine Lizenzaktualisierung ist in der Regel nicht notwendig

SQL Server: Gemeint ist die Installation des SQL Server von Microsoft. Diese kann in der Regel auf bestehende Server installiert werden, so dass keine neue Hardware beschafft werden muß. Wir empfehlen Ihnen den SQL Server (z.B. MS SQL Express 2019) auf einer dafür abgestellten virtuellen Maschine (VM). Den Microsoft SQL Server gibt es sowohl in einer eingeschränkten kostenfreien Version als SQL Express Server als auch in einer Version als kostenpflichtigen SQL Server mit erweitertem Funktionsumfang (Wartunsgpläne u.a.). Welche Version für Sie die geeignete ist, hängt von Ihrer Kanzleigröße, der Anzahl der Arbeistplätze und Ihrem Datenaufkommen ab.
Wir prüfen dies, und beraten Sie über den oprimalen Einsatz des SQL Servers.

Was sollten Sie wissen?

Wie jedes System muss auch der SQL-Server bzw. die darin enthaltenen Datenbanken gesichert werden. Neben selbst erstellten Skripts (z.B. PowerShell Skript) gibt es einige kostenlose tools, die ein Backup auf NAS bzw. sonstigen Zielen ermöglichen. Ein sehr beliebtes ist SQLBackupMaster https://www.sqlbackupmaster.com/. Professionelle Backuplösungen, wie Veeam-Backup ermöglichen sogar eine Wiederherstellung der Datenbank im laufenden Betrieb und eine Vielzahl von Backupstrategien bzw. Backupzielen. Veeam bietet sich in Verbindung mit einem gesonderten SQL-Server an, da die gesamte SQL-VM des Host damit gesichert werden kann.

RA-MICRO SQL vs. RA-MICRO Access

Für die Bereitstellung einer Access-Datenbank im Mehrbenutzerbetrieb gibt es mehrere Möglichkeiten. Eine Variante ist die Freigabe der Access-Datenbank über ein Netzlaufwerk. Jeder Benutzer arbeitet mit der freigegebenen Access-Datenbank, das heißt mit der freigegebenen Datei. Im Falle der RA-MICRO E-Akte ist dies die AArchiv.mdb.

Die Daten (hier am Besipiel der E-Akte) werden also immer auf dem Client des Benutzers verarbeitet. Bei dieser Variante wird dafür die komplette Access-Datenbank auf den Client kopiert. Eine AArchiv.mdb mit 100MB und mehr kann somit bei einer gewissen Anzahl von Usern (also PCs die permanent Daten vom Server über LAN abfragen) zu hoher Netzwerklast führen.

Bei einer anderen Variante werden die Tabellen mit den für die Verarbeitung notwendigen Daten an die auf dem Client installierte Access-Datenbank übermittelt und dort von der Jet-Engine verarbeitet.

Die Daten werden also bei beiden Varianten über das Netzwerk an den Client übertragen. Und je mehr Daten in einer Datenbank gespeichert werden, desto mehr Daten werden übertragen.

Im Umkehrschluss bedeutet das, dass für eine freigegebene Access-Datenbank ein schnelles Netzwerk (z.B. 1000 MBit) und ein entprechend schneller Client (CPU mit hoher Taktfrequenz/DDR-4 RAM) von Vorteil sind. Somit lassen sich große Datenbanken auch mit Access noch betreiben.

Ist eine Umstellung auf SQL immer mit Geschwindigkeitzuwachs verbunden?
Nicht immer bringt eine Umstellung den erhofften Zuwachs an Geschwindigkeit. Dazu muss man wissen, dass im Client/Server-Betrieb (also bei SQL) die Anfrage vom Client an den SQL-Server Dienst gestellt wird und dieser dann eine Abfrage (SQL-Statement) innerhalb der Datenbank über entsprechende Tabellen hinweg durchführt.

Im Client/Server-Betrieb bei SQL wird also lediglich die dem Bericht zu Grunde liegende Abfrage an den Datenbank-Server übergeben; dieser verarbeitet die Abfrage und liefert die Ergebnismenge an den Client zurück. Bei dieser Methode wird nicht nur das Netzwerk weniger belastet, sondern die Rechenleistung eines Servers (der mit hochtakteten CPUs ausgestattet ist) und nicht die des Clients genutzt.

Was passiert in RA-MICRO konkret bei Access ./.SQL Datenhaltung:

Der Anwalt benötigt die Adresse des Gegners aus der Akte 218/21. Bei Datenspeicherung mit Access (bisher die Standardvariante) muß nun der gesamte Ordner mit allen Akten vom Server auf den Arbeitsplatz des Anwalts. Der PC auf dem Arbeitsplatz des Anwaltes schaut dann in dem Ordner nach, um die Adresse anzuzueigen.

Bei SQL Datenhaltung schickt der PC des Anwaltes eine Anweisung an den SQL-Server: Ich benötige die Adresse aus der Akte 218/21. Nun schaut der Server selbst (SQL-Dienst) in dem großen Aktenordner nach und schickt dem PC des Anwaltes nur genau die Adresse …. und nicht den ganzen Aktenordner.

Ergebnis des Vergleichs: Bei Access wird der gesamte Aktenordner verschickt, bei SQL exakt die angefragte Adresse geliefert. Das letzteres wesentlich schneller abläuft, dürfte klar sein.

Eine Umstellung sollte auf jeden Fall bei einer E-Akte Datenbankgröße von ca. 80MB und mehr als 3 Clients im Netzwerk in Erwägung gezogen werden, da somit deutlich die Stabilität des Systems erhöht wird, und ein Mehr an Funktionen (siehe Vorteile Anwender) in RA-MICRO gegeben sind. bereits bei 100.000 Datensätzen warnt RA-MICRO und eine Umstellung sollte durchgeführt werden. Bei solch einer Meldung wie diese, muss an eine baldige Umstellung gedacht werden.

Ist Ihr Server-Prozessor schnell genug für SQL? – Geekbench 5, 64bit (Multi-Core) als Benchmark für schnelle SQL-Datenbank-Abfrage

Schnelle Prozessoren tragen immer mehr dazu bei, dass Anwendungen einen deutlichen Leistungszuwachs erfahren. Mit Hilfe diverser CPU-Vergleichsportale können Sie Ihren jetzigen Server-Prozessor aktuellen und schnelleren CPUs gegenüberstellen.

Der Geekbench 5 Benchmark misst z.B. die Leistung des Prozessors und bezieht dabei auch den Arbeitsspeicher mit ein. Ein schnellerer Arbeitsspeicher kann das Ergebnis stark verbessern. Der Multi-Core Test bezieht alle CPU-Kerne mit ein und zieht einen großen Nutzen aus Hyperthreading.

Der Geekbench 5 Multi-Core Benchmark ist eine Software zur Ermittlung der Leistung eines Computers oder Prozessors unter der Verwendung von allen CPU-Kernen sowie (falls vorhanden) Hyper-Threading. Der Benchmark misst die Zeit, die das System benötigt um bestimmte Aufgaben zu lösen und vergibt anhand dessen eine Punktzahl. Diese Punktzahl wird auch als Benchmarking Score bezeichnet und ermöglicht es, das System mit anderen Systemen bzw. Prozessoren zu vergleichen.

Vergleich E5-2620 v2 vs. 4215R:

Quelle: https://www.cpu-monkey.com/

Darüber können Sie Ihre jetzige CPU mit anderen vergleichen um einen Maßstab zu erhalten, wie schnell neuere Techniken im Vergleich zu Ihrer jetzigen arbeiten.

Fazit:
Hat man also jetzt einen etwas „betagteren Prozessor“ im Server (z.B. obigen Intel Xeon E5-2620 V2 mit lediglich 2,1 GHz, 6 Core) so könnte eine Umstellung schlimmstenfalls sogar zu einer Verlangsamung des Systems führen. Hier würde es – natürlich nur aus Performancegründen – sogar mehr Sinn machen die Leistung der PCs (also schnellere CPUs der i5/i7 Serie ab Gen. 10) zu erhöhen.

Ein solcher „langsamer“ Terminalserver (RDSH), welcher sich auf selbigem physischen Host befindet (also im gleichen Netzwerk z.B. über einen virtuellen Switch im Hyper-V Manager), wird bei einer Umstellung mit genannter „langsamer“ Xeon-CPU voraussichtlich keinen Leistungszuwachs erfahren.

Hier kommunizieren bereits jetzt schon Client (also der Sitzungshost) und Server (SQL-Server) über einen schnellen internen Kommunikationskanal auf gleicher Hardware miteinander. Einer der genannten Nachteile bei Access Datenbanken ist nämlich die hohen Netzwerklast zwischen Cient und Server bei klassicher Kabelverbindung, die bei einem Terminalserver auf gleicher physischer Plattform ohnehin schon durch schnellen internen Netzwerkbus kompensiert wird und daher vernachlässigbar ist.

Hierbei wird allein schon aufgrund der geringen Taktfrequenz des physischen Prozessors im Host der virtuelle SQL-Server-(SQL-VM) der Flaschenhals sein. Man bedenke, dass der SQL-Dienst mit Hilfe des Prozessors im Server die Anfrage an die SQL-Datenbanken stellt.

In dieser Konstellation sollte man sich mit einem Austausch des Servers auseinandersetzen, und weniger durch Umstellung auf SQL ein schnelleres System erwarten.

Wie gesagt, alle anderen Vorteile einer SQL-Umstellung gelten auch in dieser Konstellation, sodass bei einer Abwägung die funktionellen Vorteile bzw. Datenbankgröße, Stabilität etc. wiederum doch zu einer Umstellung auch auf diesem System führen sollten.

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